12 syyskuuta 2017

10 parasta ajanhallintavinkkiä johtajille

Kuten kaikki tiedämme, varsinkin johtotasolla päivät ovat kiireisiä. Kaikilla meillä on kuitenkin samat 24 tuntia käytettävissä, olitpa sitten poliisi, sihteeri, toimitusjohtaja tai koodari.

Työtuntimme voivat vaihdella jonkin verran tehtävänkuvan mukaan, ja paineet ovat suuruusluokaltaan eri suhteessa, mutta joka tapauksessa meidän kaikkien on suunniteltava ajankäyttöämme, jotta työt tulee tehdyksi. Erityisen tärkeäksi se muodostuu heille, jotka työskentelevät yrityksen peräsimessä. Tällaisessa asemassa voi olla tavallista tunne, että tulee revityksi eri suuntiin ja aikaa on riitettävä tärkeiden neuvottelujen läpiviemiseen ja sähköpostiin vastaamiseen. Siksi on entistä tärkeämpää, että suunnittelee ajankäyttöään tehokkaaksi ja tarvittavat tehtävät tulevat tehdyksi.

Tässä on meidän parhaat vinkkimme ajanhallintaan johtajille:

  1. Käytä ensimmäiset 30 minuuttia työpäivästäsi suunnittelemalla päivän tehtävät. Aikatauluta työaikasi selkeillä tavoitteilla.
  2. Aikatauluta ns. toimistoaika. Täytä tämä aika sellaisilla tehtävillä, joita voit keskeyttää tarvittaessa kuten hallinnolliset askareet, sähköpostin järjestely sekä vastailu ja kuuntelemalla ääniviestejä – eli sellaisia tehtäviä, joita ei häiritse satunnaiset keskeytykset vaikkapa, kun kollega tulee juttelemaan.
  3. Laita väliaikaisesti e-mail viestien ilmoitukset pois päältä. Jos sinulla on tärkeän raportin deadline tulossa ja tarvitset sataprosenttista keskittymistä, on hyvä vinkki estää siksi ajaksi viestimien ilmoitukset, koska ne tuntuvat velvoitteena vastaamiseen pikimmiten, vaikka sinun olisi saatava keskeytymätön työnimu hyödynntettyä. Voit esimerkiksi aikatauluttaa tällaisen ’tavoittamattoman’ tilan jälkeen toimistoaikaa, jolloin teet nuo vastaamiset.
  4. Estä häiriöt, kuten sosiaalisen median kanavat, jos et käytä niitä työskentelyyn. Jos tarvitset sosiaalista mediaa työssäsi, aikatauluta päivityksesi etukäteen vapauttaaksesi aikaa siltä.
  5. Laita tehtävälistasi tärkeysjärjestykseen. Koska kaikki tehtävät eivät ole yhtä kiirreellisiä toteuttaa, joten tärkeysjärjestyksessä listaa on helpompi hallinnoida.
  6. Opi enemmän delegoimaan. Johtajana sinun ei ole tarkoitus tehdä kaikkea. Sinun tulisi välittää työtehtäviä tiimillesi, ei ainoastaan siksi, että kevennät työtaakkaasi vaan myös siksi, että työntekijät saavat syvempää käsitystä liiketoiminnasta ja oppivat uutta.
  7. Seuraa ajankäyttöäsi. Anna aikaasi tietylle tehtävälle ja pitäydy suunnitelmassa, mutta ole kuitenkin realistinen. Ota ajastimella aikaa tai varaa kalenterista aikaa, jolloin seuraavan tehtävän muistutus toimii ajankäytön mittarina.
  8. Pidä tauko. Voi vaikuttaa epätuottavalta, mutta 15-30 minuutin tauko työtehtävien välillä virkistää ajatuksenjuoksuasi ja saattaa sinut keskittyneeksi seuraavaa tehtävää varten.
  9. Tarkastele kriittisesti ajankäyttöäsi. Kiinnitä huomiota erityisesti niihin kohtiin, joissa tuntuu, että aikaa kuluu suhteeliisesti enemmän kuin, mitä sillä saavutettu hyöty on. Mieti, miten voit vähentää ajan hukkaamista näissä tehtävissä ja yritä vähentää aikaa hukkaavia askareita.
  10. Jos työhösi kuuluu paljon puhelimella soittamista, valmistaudu noin viiden minuutin ajan ennen puhelua ja selvitä puhelun tavoitteet ja mitä haluat saavuttaa puhelulla. Tämä auttaa keskittymään olennaisiin asioihin puhelun aikana ja keskustelu pysyy oikeilla raitella. Puhelun lopuksi, tarkista, että saavutit puhelun tavoitteet.

Seuraamalla meitä saat tietoa viimeisimmistä katsauksista ja tulevista tapahtumista